I sette sprechi nel contesto del Lean Project Management… più uno
La filosofia Lean, come detto, identifica sette aree sulle quali focalizzare l’attenzione per la ricerca dello spreco (“muda” in giapponese), cioè la ricerca delle attività che non producono valore.
- Sovraproduzione
Nel project management questo muda corrisponde alla produzione di elaborati o funzionalità non necessari in quanto non richiesti dal Cliente (ad esempio quando viene fatto il “Gold Plating” di un deliverable, aggiungendo caratteristiche non richieste).
- Trasporto
Nel project management corrisponde all’eccessivo multitasking, che comporta il passaggio da un’attività all’altra, frequenti interruzioni del lavoro e conseguente perdita di efficienza.
- Movimento
Questo muda nel project management può essere dovuto ad un team di progetto non “colocato”, cioè distribuito su spazi o sedi differenti, o ad un piano della comunicazione non allineato alla struttura di progetto che comporta una distribuzione delle informazioni inefficiente.
- Attesa
Nel project management questo muda corrisponde alle attese per l’approvazione dei deliverable, delle revisioni o altre attese che comportano l’interruzione delle attività.
- Inventario
Corrisponde allo spreco di risorse, ad esempio perché il progetto utilizza attrezzature in modo inefficiente oppure sovradimensionate rispetto al lavoro da svolgere, oppure ad esempio quando il responsabile di progetto pianifica competenze non necessarie e la corrispondente formazione.
- Sovraelaborazione
Il muda della sovraelaborazione nel project management corrisponde all’eccessiva richiesta di reportistica, di meeting, o alla presenza nella governance di progetto di livelli autorizzativi o di revisione troppo dettagliati che sovraccaricano il team con attività non a valore.
- Difetti
I difetti, in generale legati alla qualità, possono corrispondere sia ad una pianificazione difettosa o insufficiente, che porta a requisiti non correttamente definiti (che si manifesterà poi nello “scope creep” o in mancata qualità dei deliverable) che alla effettiva realizzazione di deliverable non conformi. Questo può tradursi in non conformità, contestazioni (claim) e necessità di modifiche e rifacimenti.
Ai classici 7 sprechi se ne aggiunge un ottavo, lo spreco della competenza e creatività dei dipendenti quando non si dà loro ascolto, ad esempio quando questi suggeriscono azioni di miglioramento e non vengono ascoltati, ed in generale quando non si interagisce in modo appropriato con loro.