Il 27 maggio 2021 l’Ente Italiano di Normazione ha pubblicato l’adozione italiana della norma ISO 21502, denominata UNI ISO 21502:2021 Gestione dei progetti, dei programmi e del portfolio – Guida alla gestione dei progetti.
La norma si inserisce nel solco tracciato dalla precedente UNI ISO 21500:2013, che sostituisce, e tuttavia presenta importanti novità.
Quali sono le principali differenze tra ISO 21502 e ISO 21500? Cerchiamo di riassumere le principali.
Dai processi alle pratiche
Innanzitutto la nuova norma ISO 21502 è basata su pratiche, con un approccio più narrativo dei processi su cui era basata la precedente edizione. Questo lascia ai lettori della norma il compito di tradurre le pratiche in processi, adattandole al proprio contesto organizzativi.
Le pratiche sono poi organizzate su differenti livelli:
8 pratiche integrate (evoluzione della precedente area tematica dei processi di integrazione)
17 pratiche di gestione (sostituiscono ed ampliano le rimanenti aree tematiche della precedente norma)
Il passaggio dai processi alle pratiche ha comportato inoltre la rimozione degli input ed output principali di ciascun processo. A nostro parere proprio questo passaggio, chiaramente obbligato al fine di generalizzare la norma, rende necessario un attento lavoro di contestualizzazione della ISO 21502 agli specifici scenari applicativi.
I vecchi processi non sono scomparsi: ciascuna pratica, sia a livello integrato che gestionale, viene messa a terra attraverso pratiche elementari descritte nella norma (corrispondenti ai vecchi processi di gestione).
Le 8 pratiche integrate di gestione progetti
La nuova norma UNI ISO 21502 sostituisce l’area tematica di integrazione (comprendente i processi di pianificazione, gestione dell’esecuzione e controllo del progetto) con 8 nuove pratiche integrate.
Inoltre suddivide la responsabilità delle nuove pratiche integrate su vari livelli organizzativi che collaborano per portare il progetto al successo. Questo rappresenta un vantaggio per il Project Manager, perché chiarisce quali altri ruoli sono coinvolti nel progetto e come queste responsabilità verso il progetto si integrano tra di loro.
Le pratiche integrate, oltre alle responsabilità del project manager, comprendono infatti la supervisione e direzione del progetto attribuite rispettivamente all’alta direzione e allo sponsor del progetto, e verso il basso la gestione della delivery di responsabilità dei work package leader.
Inoltre la ISO 21502:
- estende la descrizione delle responsabilità della sponsoring organization, dal punto di vista temporale, alle attività di pre-progetto e post-progetto
- offre un maggiore focus sulla realizzazione dei benefici e sull’impatto del progetto anche a livello di cambiamento organizzativo o sociale.
Estensione ad approcci alternativi al predittivo (es. Agile)
L’approccio per processi descritto dalla vecchia norma ISO 21500 copriva di fatto solo il ciclo di vita predittivo (plan-driven). Ad esempio la concatenazione dei processi del gruppo di pianificazione era coerente con l’approccio predittivo alla pianificazione del progetto (definizione di ambito, deliverable e requisiti e conseguente stima di risorse, tempi e costi).
La nuova norma ISO 21502 presenta invece il ciclo di vita di progetto come una generica successione di fasi e gate decisionali, ed il testo chiarisce che ciascuna fase può corrispondere ad una fase in senso predittivo, ma anche alle iterazioni o sprint dei framework Agile.
Infatti la norma 21502 nelle premesse dichiara la propria applicabilità “a qualunque modello del ciclo di vita utilizzato (predittivo, incrementale, iterativo, adattivo, ibrido, agile) ” includendo quindi non solo la gestione progetti Agile, ma anche gli approcci di gestione ibridi tipici dei progetti di innovazione.
Non è un caso che il vecchio processo di pianificazione non sia rappresentato a livello delle 8 pratiche integrate, ma venga spostato a livello di pratica di gestione, consentendone la personalizzazione (tailoring) da parte del Project Manager.
Le 17 pratiche gestionali
Ai gruppi tematici della precedente ISO 21500 corrispondono sostanzialmente, nella nuova ISO 21502 , le 17 nuove pratiche. Da sottolineare come il ruolo del gruppo tematico dell’integrazione di progetto venga assorbito dalle pratiche integrate, mentre alcuni processi di integrazione trovano corrispondenza in una pratica specifica. Ad esempio al fondamentale processo “Controllare le modifiche” corrisponde, nella nuova norma, una pratica con medesima denominazione e analogo significato.
Come detto, ciascuna pratica gestionale viene ulteriormente dettagliata in un certo numero di pratiche elementari, per un totale di 50, dove sostanzialmente ritroviamo molti dei processi della precedente ISO 21500. Una tabella in appendice fornisce un pratico riferimento per mappare processi e gruppi della vecchia ISO 21500 sulle pratiche della nuova ISO 21502.
Qual è il futuro della ISO 21500?
Come abbiamo detto, ISO 21500:2012 e la corrispondente adozione nazionale UNI ISO 21500:2013 vengono cancellate e sostituite dalla nuova norma ISO 21502:2020 e dalla corrispondente UNI ISO 21502:2021.
Attenzione che è stata introdotta la nuova norma ISO 21500:2021 che però è di carattere introduttivo e non metodologico. La nuova 21500 è infatti molto sintetica e offre solo contesto e concetti per l’intera famiglia di norme 21500, lasciando la parte metodologica alle nuove norme relative a:
- gestione dei progetti (ISO 21502)
- gestione dei programmi (ISO 21503)
- gestione dei portafogli progetti (ISO 21504).